Эффективное управление финансами проекта: контроль бюджета

Процесс оценки стоимости играет важную роль в выявлении и анализе альтернативных подходов к определению затрат. Ключевым моментом является сопоставление рисков с потенциальными выгодами. Например, для доставки песка на строительный объект можно использовать собственный грузовик или арендовать его. В первом случае, хотя можно избежать арендных платежей, потребуется совершить несколько рейсов, что может привести к увеличению расходов на топливо, которые могут превысить стоимость аренды.

Значимость оценки во многом зависит от выбранного метода. К методам управления стоимостью проекта относятся различные подходы, такие как оценка «сверху вниз», оценка «снизу вверх», оценка по аналогии и параметрическая оценка. Рассмотрим каждый из этих методов более подробно.

• Метод «снизу вверх» является одним из самых точных способов оценки затрат. Он требует создания иерархической структуры задач, и чем более детализированной она будет, тем точнее станут полученные оценки. Этот процесс может занять больше времени, поскольку команда сначала оценивает стоимость работ на самом нижнем уровне иерархии, а затем постепенно суммирует оценки на каждом последующем уровне. 

• Метод «сверху вниз» менее точен и может иметь значительные отклонения в оценках — от -50% до +100%. Обычно его применяют на ранних стадиях проекта, когда заинтересованные стороны оценивают его целесообразность. В этом случае команда предоставляет общую оценку всего проекта, а затем детализирует её на уровне отдельных задач, акцентируя внимание на доступных ресурсах и поставленных целях.

• Параметрическая оценка требует установления связи между стоимостью операций и другими параметрами, например, площадью здания. Это позволяет вычислить цену за единицу объема работ, и общая стоимость проекта складывается из цен на отдельные операции, включая стоимость материалов, их доставку и оплату труда.

• Метод «по аналогии» основывается на стоимости аналогичных работ, выполненных в других проектах. Он полезен для оценки схожих задач в различных масштабах или условиях. Для повышения точности можно комбинировать этот метод с параметрической оценкой. Основное преимущество заключается в наличии конкретных данных, которые могут быть использованы в расчетах. Чем больше схожесть между проектами, тем более точным будет прогноз.

Типы бюджета. 

Существует несколько типов бюджета, каждый из которых выполняет свою уникальную роль в управлении проектом.

• Первый тип — бюджетные ожидания. Он разрабатывается на этапе формирования концепции проекта и имеет погрешность, которая может варьироваться от 25 до 40%. Этот бюджет ориентировочный и служит для предварительной оценки потребностей в финансировании.

• Второй тип — вариативный бюджет. Он создаётся в процессе анализа целесообразности проекта и составления бизнес-плана. Такой бюджет необходим для обоснования планируемых расходов и привлечения инвестиций, и его допустимая погрешность составляет 15-20%.

• Третий тип — уточненный бюджет формируется при заключении контрактов с подрядчиками и поставщиками, и в этом случае погрешность должна составлять не более 10%. Он даёт более точную картину расходов.

• Пятый тип — базовый бюджет создается в ходе разработки рабочей документации и имеет допустимую погрешность в пределах 5-8%. Этот бюджет служит основой для дальнейшего контроля затрат.

• Шестой тип — текущий бюджет формируется в процессе выполнения проекта и при сдаче готового продукта. Он необходим для контроля расходов и учета, а его погрешность составляет от 0 до 5%.

• Седьмой тип — фактический бюджет анализируется после завершения всех работ. Он позволяет определить, сколько средств было израсходовано и на какие конкретные статьи расходов. 

Эти различные типы бюджета помогают обеспечить эффективное управление финансами на всех этапах проекта

Контроль стоимости

Для уверенности в правильном выполнении проекта необходимо не только разработать бюджет, но и регулярно осуществлять его контроль. В противном случае существует риск значительного превышения затрат. Эффективная система мониторинга позволяет руководителю отслеживать фактические расходы и вносить необходимые корректировки в процесс работы над проектом.

Контроль бюджета должен учитывать выполненные задачи. Без данных о завершенных работах невозможно точно определить, произошло ли превышение бюджета или, наоборот, экономия.

Заключение

В случае возникновения непредвиденных обстоятельств может возникнуть необходимость в увеличении бюджета проекта. Однако для реализации этого шага требуется пройти процедуру управления изменениями, которая, как правило, не является ни простой, ни быстрой. В связи с этим возникает вопрос: будет ли заказчик готов вновь обратиться к команде, если затраты существенно увеличатся? Именно по этой причине формирование и контроль бюджета становятся ключевыми аспектами эффективного управления проектом. Это позволит гарантировать, что расходы не превысят запланированные рамки и что ресурсов будет достаточно для выполнения всех необходимых задач и обязательств.